Soft skills in securing job opportunities

Without the advantages and additional knowledge, it is difficult for youngsters to get a job.

520 0
520 0
English

Published by EMIR Research, image from Malay Mail.

Employers are now more likely to prioritise soft skills and work experience than academic and professional qualifications in their recruitment exercise.

This is also one reason why the unemployment rate among graduates is increasing because the youths also recognise that academic qualifications alone are not enough without the soft skills and work experience to get a job at this age.

Moreover, the Malaysian Employers Federation (MEF) recognises that in this day and age, a degree is no longer a major factor in ensuring a person is emplaced in the world of work.

It is even more worrying that 73 percent of the 238,286 unemployed actively seeking work with JobsMalaysia have a diploma qualification and above. JobsMalaysia is a platform that offers employment maintained by the Department of Labor (JTK) under the Ministry of Human Resources (MHR).

This is in line with the findings of EMIR Research that show job opportunities at this time are very worrying, thus, the opportunities must be seized.

No doubt the lack of jobs is the main reason why these active people are unemployed. Coupled with the burden of student loans, they need to make enough money to cover the rising cost of living.

Not all of these people are choosy in looking for a job, but they must take into account the salary – whether it commensurate with the costs of living including the cost of accommodation, travel, food etc.

But, how to prepare them for the real world of work? With limited job opportunities, they have to compete and seize existing opportunities.

Unfortunately, not only they have to compete with people who have similar qualifications, they also have to compete with those who have work experiences, higher qualifications, and even different professions.

Without the advantages and additional knowledge, it is difficult to put themselves in the world of work. This includes those who produce Curriculum Vitae (CV) half-heartedly, do not wear the right clothes, come late during the interview and more.

In this case, the key to improving their chances of getting a job lies in whether or not they have the soft skills. 

Soft skills include aspects of generic skills. Although there is no special list of soft skills to describe, it is closely related to an individual’s personality and attitude.

There are, however, some soft skills that are often observed by employers before hiring someone. These skills are often evaluated there and then during the interview, and many people are unaware of them.

First, communication skills. Starting with a call for an interview or from sending an email to apply for a job, or during interviews, the employer will examine in minutest details to know how an individual communicates.

In terms of style, spoken and body language, everything will be evaluated as this will indirectly reflect the personality of an individual, in terms of whether they can interact with each other or to accept criticism with an open heart.

This includes the process of working in groups. Effective interaction ensures the smooth running of an organisation. Interaction with colleagues, supervisors, subordinates, including clients helps improve the quality of a company.

Second, flexibility and adaptability. The ability to manage multiple tasks at the same time, with minimal supervision is highly sought after.

In today’s world, job descriptions are subjective. It can be changed, require a person to quickly adapt, and committed to completing a given task. An individual also must be open to receiving different views and not acting emotionally.

Third, the ability to make decisions and solving problems. These skills are in high demand. Almost all employers expect their employees to have these skills.

These skills include the ability to identify and prioritise complex problems, as well as efficiently review information and develop some solutions to overcome them, and have critical thinking to think rationally about consequences and the impact on any decisions made.

This includes the ability to formulate the root cause of the problem, theoretically and practically.

Fourth, leadership and people skills. This ability is a skill that hard to find. It not only can help one to make the right decisions, but can inspire, guide and monitor the condition of an individual or group to continue working with the sustainable and harmonious state.

With the presence of the Generation Y that will take over existing work, it is important to appoint someone who has the skills to become a manager, lead this generation Y who likes to be left alone.

Fifth, diplomatic nature. Someone who is always cautious in discussing or saying something. Regardless of whether somebody is right about something, or maybe helpful to a colleague, he or she must realize that not everyone has the same opinion, or maybe requires a different confrontation.

It is important for individuals to know how to deal with various issues that may arise in the work environment, whether in dealing with supervisors, colleagues or clients.

Other than the five skills described above, there are many other soft skills that can be learned and studied.

Learning soft skills is a lifelong process. It not only can help in finding a job, but it will have lasting effect on one’s life journey, whether at home or at work.

Since the past three decades, the government has established the Human Resources Development Fund (HRDF) under the supervision of MHR, aims at enhancing the efficiency of local workforce development and contribute to Malaysia’s vision to becoming a high-income nation.

Through the HRDF, the government wants to help local workers and local graduates to improve their soft and technical skills through a number of programmes that have been offered. Among them are the RAISE, Train & Replace, and GENERAtE.

Under the MHR, there is a Skills Development Department. This department is the government agency responsible for promoting and coordinating the strategy and skills training programmes in line with efforts to strengthen skills.

Under Malaysian Skills agenda, the government intends to boost the effort to achieve the 50 percent high-skilled workforce by 2020.

Furthermore, knowing the importance of these soft skills, it is hoped that a special curriculum for learning these skills should be established. Whether at school or higher education level, it can be implemented with the support of the Ministry of Education.

Regardless of whether the profession is a doctor, engineer, teacher, lawyer, or labourer, these soft skills are extremely helpful. Simple things like coming to work on time, completing tasks according to a set time, or even informing their superiors if unable to attend to work, this needs to be taught and adapted.

Through the best education and training, we will produce the best human capital. As a result, this high quality and global human capital will produce a developed, balanced, and competitive nation.

The Malaysian education system needs to move and shift gear towards fostering critical thinking among students who should have started at an early stage, at the elementary school level, where these students are still in the traditional way of learning: memorising and answering.

Critical thinking will provide and ensure that young people are ready to face the challenges of the Fourth Industrial Revolution (4IR).

Amir Jalal is Research Associate at EMIR Research, an independent think tank focused on strategic policy recommendations based on rigorous research.

Bahasa Melayu

Diterbitkan oleh EMIR Research.

Para majikan kini lebih cenderung mengutamakan kemahiran insaniah (soft skills) dan pengalaman kerja berbanding kelayakan akademik dan profesional dalam pengambilan tenaga kerja.

Ini juga merupakan satu sebab mengapa kadar pengangguran di kalangan siswazah kian meningkat kerana para belia muda juga akur bahawa kelayakan akademik sahaja tidak memadai tanpa kemahiran insaniah dan pengalaman kerja untuk mendapatkan pekerjaan pada zaman ini.

Mentelah lagi, Persekutuan Majikan-Majikan Malaysia (MEF) mengakui bahawa pada zaman ini, segulung ijazah bukan lagi faktor utama dalam menjamin seseorang itu untuk menempatkan diri di dalam dunia pekerjaan.

Ia amat merisaukan lebih-lebih lagi apabila 73 peratus daripada 238,286 penganggur yang giat mencari kerja dengan JobsMalaysia memiliki sijil diploma dan ke atas. JobsMalaysia adalah sebuah platform yang menawarkan pekerjaan diselenggara oleh Jabatan Tenaga Kerja (JTK) di bawah Kementerian Sumber Manusia (KSM).

Ini semua sejajar dengan dapatan institusi penyelidik EMIR Research yang menunjukkan peluang pekerjaan pada waktu ini sangat merisaukan – sudah tentu peluang yang ada perlu direbutkan.

Tidak dinafikan kekurangan pekerjaan merupakan sebab utama mereka yang aktif ini tidak mendapat pekerjaan. Ditambah pula dengan bebanan pinjaman pendidikan, mereka harus mencari wang yang cukup untuk menampung kos sara hidup yang semakin meningkat. 

Bukan semua daripada golongan ini bersikap memilih dalam mencari kerja, tetapi mereka harus mengambil kira kadar upah yang diterima, selari atau tidak dengan kos yang bakal dibelanjakan, daripada kos tempat tinggal, perjalanan, hingga kepada kos makan minum.

Namun, bagaimana dengan persiapan mereka untuk menghadapi dunia sebenar pekerjaan? Dengan peluang pekerjaan yang terhad, mereka harus bersaing dan merebut peluang yang ada.

Malangnya, mereka bukan sahaja bersaing dengan orang yang setaraf kelayakan, mereka juga harus bersaing dengan golongan yang mempunyai pengalaman kerja, kelayakan yang lebih tinggi, bahkan golongan yang berlainan profesion.

Tanpa kelebihan dan pengetahuan tambahan, sukar untuk mereka menempatkan diri ke dalam dunia pekerjaan. Ini termasuk mereka yang menghasilkan butiran diri (resume) sambil lewa, tidak memakai pakaian yang sesuai, datang lambat semasa temuduga dan lain-lain lagi.

Dalam hal ini, kunci utama untuk meningkatkan peluang mereka untuk mendapat pekerjaan terletak pada sama ada atau tidak mereka memilik kemahiran insaniah.

Kemahiran insaniah merangkumi aspek-aspek kemahiran generik. Walaupun tiada satu senarai khusus untuk menerangkan kemahiran insaniah, namun ianya berkait rapat dengan personaliti dan sikap seseorang individu.

Dalam pada itu, terdapat beberapa kemahiran insaniah yang sering dilihat oleh majikan sebelum mengambil seseorang itu untuk bekerja. Kemahiran ini selalunya dinilai ketika temuduga berlangsung, dan waktu ini ramai yang tidak menyedarinya.

Pertama, kemahiran berkomunikasi. Bermula dengan panggilan untuk ditemuduga atau semasa menghantar emel memohon kerja, dan ketika bersemuka untuk ditemuduga, majikan akan meneliti setiap satu daripadanya untuk mengetahui bagaimana cara seseorang individu itu berkomunikasi. 

Dari segi gaya, tatabahasa dan lenggok badan, semuanya akan dinilai kerana ini secara tidak langsung akan mencerminkan keperibadian seseorang individu, sama ada boleh atau tidak untuk berinteraksi ketika bekerja dan menerima teguran.

Ini termasuk proses bekerja di dalam kumpulan. Interaksi yang efektif menjamin kelancaran sesuatu organisasi. Interaksi bersama rakan sekerja, penyelia, orang bawahan serta klien membantu meningkatkan mutu sesebuah syarikat.

Kedua, fleksibiliti dan kebolehsuaian. Keupayaan untuk menguruskan pelbagai tugasan pada masa yang sama, di bawah seliaan yang minimum amatlah dicari. 

Dunia hari ini, tugasan kerja adalah subjektif. Ianya boleh berubah, memerlukan seseorang untuk cepat menyesuaikan diri, dan komited untuk menyelesaikan suatu tugasan yang diberi. Seseorang individu itu juga harus bersifat terbuka untuk menerima pandangan yang berbeza dan tidak bertindak mengikut emosi.

Ketiga, kebolehan untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah. Kemahiran ini merupakan permintaan yang tinggi. Hampir kesemua majikan mengharapkan pekerjanya mempunyai kemahiran ini.

Kemahiran ini merangkumi keupayaan untuk mengenalpasti dan mengutamakan masalah yang rumit, selain cekap untuk mengkaji maklumat serta membangunkan beberapa penyelesaian untuk mengatasinya, dan mempunyai pemikiran kritikal untuk berfikir secara rasional mengenai akibat dan kesan terhadap sesuatu keputusan yang dibuat.

Termasuk berupaya membuat rumusan mengenai punca sesuatu masalah itu berlaku, daripada segi teori dan praktikal. 

Keempat, kepimpinan dan kemahiran bergaul (peoples skill). Kebolehan ini merupakan kemahiran yang sukar dicari. Ianya bukan sahaja dapat membantu seseorang untuk membuat keputusan yang tepat, malah boleh menginspirasi, membimbing dan memantau keadaan seseorang individu atau kumpulan untuk terus bekerja dengan keadaan yang lestari dan harmoni.

Dengan kehadiran generasi Y mengambil alih pekerjaan yang sedia ada, penting untuk melantik seseorang yang mempunyai kemahiran ini untuk menjadi pengurus, memimpin generasi Y yang suka dibiarkan bersendirian ini. 

Kelima, bersifat diplomatik yang membawa makna seseorang yang selalu berhati-hati dalam membincangkan atau mengatakan sesuatu. Tidak kira sama ada seseorang itu betul mengenai sesuatu perkara, atau mungkin berguna untuk rakan sekerja, dia perlu menyedari bahawa tidak semua orang mempunyai pendapat yang sama, atau memerlukan konfrontasi yang berbeza.

Ianya penting untuk individu tersebut mengetahui cara bagaimana menghadapi pelbagai isu yang boleh muncul dalam persekitaran kerja, sama ada ketika berurusan dengan penyelia, rakan sekerja, mahupun pelanggannya.

Selain daripada lima kemahiran yang diterangkan di atas, terdapat banyak lagi kemahiran insaniah yang boleh diketahui dan dipelajari.

Mempelajari kemahiran insaniah ini merupakan proses sepanjang hayat. Ia bukan sahaja dapat membantu dalam mencari pekerjaan, malah ianya memberi kesan terhadap perjalanan kehidupan seseorang individu, sama ada di rumah ataupun di tempat kerja.

Selain itu, sejak tiga dekad lalu, kerajaan telah menubuhkan Kumpulan Wang Pembangunan Sumber Manusia (HRDF) di bawah seliaan KSM, bertujuan untuk meningkatkan pembangunan tenaga kerja tempatan yang cekap dan dapat menyumbang kepada wawasan Malaysia untuk menjadi sebuah ekonomi berpendapatan tinggi.

Melalui HRDF, kerajaan ingin membantu para pekerja dan graduan tempatan untuk meningkatkan kemahiran insaniah dan skil teknikal mereka melalui beberapa program yang telah ditawarkan. Antaranya ialah program RAISE, Train & Replace, dan GENERAtE.

Dibawah KSM juga, terdapat Jabatan Pembangunan Kemahiran. Jabatan ini merupakan agensi kerajaan yang dipertanggungjawabkan bagi menggalak dan menyelaras strategi dan program latihan kemahiran sejajar dengan usaha untuk memperkasa bidang kemahiran.

Menerusi agenda Skills Malaysia, kerajaan berhasrat untuk menyemarakkan lagi usaha dalam mencapai 50 peratus tenaga kerja berkemahiran tinggi pada tahun 2020.

Seterusnya, dengan mengetahui peri pentingnya kemahiran insaniah ini, kurikulum khas untuk mempelajarinya amat diharapkan. Sama ada di peringkat sekolah ataupun peringkat pengajian tinggi, ia boleh dilaksanakan dengan sokongan daripada Kementerian Pendididikan.

Tidak kira sama ada profesion doktor, jurutera, guru, peguam, ataupun pekerja buruh, kemahiran insaniah ini sangat membantu. Perkara-perkara yang dipandang remeh seperti masuk kerja tepat pada waktunya, menyiapkan tugas mengikut waktu yang ditetapkan, mahupun memaklumkan pihak atasan sekiranya tidak dapat hadir ke tempat kerja, ianya perlu dipelajari dan diadaptasi.

Melalui pendidikan dan latihan yang terbaik akan menghasilkan modal insan yang terbaik. Modal insan yang berkualiti tinggi dan global inilah yang akan menghasilkan sebuah negara yang maju, seimbang, dan berdaya saing.

Sistem pendidikan Malaysia perlu beralih dan menuju ke arah memupuk pemikiran kritikal di kalangan para pelajar yang sepatutnya sudah bermula di peringkat awal, yakni tahap sekolah rendah, di mana pelajar ini masih lagi mengikut cara tradisional: menghafal dan menjawab.

Pemikiran kritikal akan menyediakan dan memastikan golongan muda negara bersedia untuk menghadapi cabaran Revolusi Industri Keempat (4IR).

Amir Jalal merupakan Pegawai Penyelidik di EMIR Research, sebuah organisasi pemikir bebas yang berfokuskan kepada pencernaan saranan-saranan dasar strategik berteraskan penyelidikan yang terperinci, konsisten dan menyeluruh.

In this article